Uso de listas de validación en Excel

Las listas de validación en Excel son una herramienta poderosa que te permite controlar los datos que se ingresan en tus hojas de cálculo. Al usar listas de validación, puedes asegurarte de que los usuarios seleccionen valores predefinidos en lugar de escribir datos manualmente, lo que reduce errores y mejora la consistencia de los datos. En este post, te mostraré cómo crear y utilizar listas de validación en Excel.

Paso 1: Preparar los datos para la lista

Antes de crear una lista de validación, debes tener una lista de opciones disponibles. Esta lista puede estar en la misma hoja de cálculo o en una hoja diferente.

1. Crear la lista de opciones:

• Abre Excel y selecciona una columna o un rango de celdas donde escribirás tus opciones.
• Por ejemplo, en la columna A, escribe las opciones que deseas incluir en la lista de validación (una por celda):
  • Argentina
  • Bolivia
  • Chile
  • Ecuador
  • Peru

Paso 2: Crear la lista de validación

1. Seleccionar las celdas para la validación:

• Selecciona las celdas donde deseas aplicar la lista de validación. Puede ser una sola celda, un rango de celdas, o incluso una columna completa.

1. Abrir la herramienta de validación de datos:

• Ve a la pestaña “Datos” en la barra de herramientas de Excel.
• Haz clic en “Validación de datos” en el grupo “Herramientas de datos”.

1. Configurar la validación de datos:

• En la ventana de validación de datos, asegúrate de estar en la pestaña “Configuración”.
• En el menú desplegable “Permitir”, selecciona “Lista”.
• En el campo “Origen”, escribe el rango de celdas donde se encuentran tus opciones (por ejemplo, =$A$1:$A$5). Alternativamente, puedes seleccionar el rango directamente con el mouse.
• Asegúrate de que la opción “Omitir blancos” esté marcada si deseas permitir celdas vacías.
• Haz clic en “Aceptar”.

Paso 3: Personalizar el mensaje de entrada y alerta de error (opcional)

1. Mensaje de entrada:

• En la ventana de validación de datos, ve a la pestaña “Mensaje de entrada”.
• Marca la casilla “Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda”.
• Escribe un título y un mensaje para guiar a los usuarios sobre lo que deben ingresar.

1. Alerta de error:

• En la pestaña “Alerta de error”, marca la casilla “Mostrar mensaje de error después de introducir datos no válidos”.
• Selecciona el estilo de alerta: “Detener” (prohíbe la entrada de datos no válidos), “Advertencia” (permite la entrada de datos no válidos con una advertencia), o “Información” (permite la entrada de datos no válidos con un mensaje informativo).
• Escribe un título y un mensaje para la alerta de error.

Paso 4: Probar la lista de validación

Ahora que has configurado la lista de validación, pruébala seleccionando una celda donde aplicaste la validación de datos. Verás un icono de flecha desplegable que te permitirá elegir una opción de la lista.

Beneficios de usar listas de validación

• Reducción de errores: Evita errores comunes al ingresar datos, ya que los usuarios solo pueden seleccionar opciones predefinidas.
• Consistencia de datos: Asegura que los datos ingresados sean consistentes, lo cual es crucial para el análisis de datos y la generación de informes.
• Facilidad de uso: Simplifica la entrada de datos para los usuarios, proporcionando una interfaz intuitiva y fácil de usar.

Las listas de validación en Excel son una herramienta esencial para cualquier persona que trabaje con hojas de cálculo y necesite garantizar la precisión y consistencia de los datos.

Te dejo el video para que lo hagas tu mismo.